חינוך והדרכה

רשת מרכזי למידה ושיעורים פרטיים

חינוך והדרכה — שיעורים פרטיים והכשרה (B2C)

לפני: כל ליד עבר ב-10 מערכות שונות עם המון קופי-פייסט. אחרי: הליד נכנס מהאתר, נכנס לרשימה הנכונה לפי שפה, ומקבל מיילים אוטומטית — בלי שאף אחד נוגע בו.

Zoho CRM

Zoho Campaigns

Zoho Flow

WordPress

WhatsApp Business API

Challenge

האתגר

אצל הלקוחה, רשת מרכזי למידה לשיעורים פרטיים והכשרה, כל ליד נגרר ב-10 מערכות נפרדות לפני שמישהו בכלל ענה לו: נפתח ב-Notion, הועתק ידנית ל-Zoho CRM (משפחה + תלמיד + ליד), סוכם ב-ChatGPT, המחירים הועתקו מרשימות, תמונות נשלחו ידנית בוואטסאפ ותאריכי פולו-אפ נקבעו ביד. בלשון הלקוחה: "היא הולכת ל-10 מקומות שונים" ו"עושה הרבה קופי-פייסט". Zoho Campaigns כבר היה מותקן — אבל עמד ריק ומת, אחרי שספק קודם רק הזין מיילים בלי שמות ולא הקים שום אוטומציה. ולא הייתה סגמנטציה לפי שפה: הקהל B2C, חלקו דובר עברית וחלקו דובר רוסית, וכל טעות פירושה מייל ברוסית ללקוח שמדבר עברית — "לא יכול להיות שיצא מייל ברוסית ללקוח שהשפת קומוניקציה שלו עברית". התוצאה: שעות עבודה חוזרת, טעויות העתקה בין מערכות, וסיכון לאבד לידים בתהליך מסורבל.

Solution

הפתרון

בנינו ללקוחה מערכת ליד-עד-עסקה אוטומטית סביב סביבת ה-Zoho הקיימת, בלי להחליף כלום. הקמנו את Zoho Campaigns מאפס וחיברנו אותו למודולי ה-CRM (Families, Students, Leads) עם סנכרון אנשי קשר מלא וסגמנטציה אוטומטית לפי סטטוס ולפי שפת תקשורת — עברית ורוסית בנפרד, כולל החלפת רשימה אוטומטית ברגע שהשפה משתנה ב-CRM כך שאף לקוח לא מקבל מייל בשפה הלא נכונה. בנינו מסע לקוח שלם מדף הנחיתה בוורדפרס: מתעניין שמשאיר פרטים נכנס לרשימה הנכונה לפי שפת האתר, מקבל מדריך ושרשרת מיילים לחימום, ונפתח אוטומטית כליד ב-CRM מוכן לפנייה — במקום העתקה ידנית מ-Notion. הוספנו מייל וולקאם אוטומטי שיוצא בשפה הנכונה ברגע ששינוי סטטוס מסמן לקוח בהכשרה, וגיבוי יומי אוטומטי של היסטוריית שיחות WhatsApp לכרטיסיית הלקוח ב-Zoho כדי שהמידע לא יאבד. ומכיוון שהלקוחה ביקשה במפורש להישאר עצמאית — סיימנו בהדרכה והעברת ידע מסודרת, כדי שהצוות ירים קמפיינים ואוטומציות בעצמו בלי תלות בספק.

Our Approach

הקמה והפעלה של Zoho Campaigns מאפס, מחובר למודולים Families / Students / Leads ב-CRM

סנכרון אנשי קשר מלא (שם, מייל, טלפון, שפה) עם רשימות וסגמנטים: לקוח פעיל / לקוח עבר / פוטנציאלי

סגמנטציה דו-לשונית עברית/רוסית עם החלפת רשימה אוטומטית כשהשפה משתנה ב-CRM

מסע לקוח מלא מדף הנחיתה בוורדפרס: טופס לפי שפה ← רשימה ב-Campaigns ← מדריך ← שרשרת מיילים לחימום ← יצירת ליד אוטומטית ב-CRM

מייל וולקאם אוטומטי בשפה הנכונה על שינוי סטטוס לקוח

גיבוי יומי אוטומטי של היסטוריית שיחות WhatsApp לכרטיסיית הלקוח ב-Zoho

הדרכה והעברת ידע + מסמך סיכום, כדי שהצוות יהיה עצמאי בהרמת קמפיינים ואוטומציות

ריטיינר חודשי לתחזוקה וניטור של כל האוטומציות + שעות פיתוח שוטפות

Technologies Used

Zoho CRMZoho CampaignsZoho FlowWordPressWhatsApp Business API

The service behind this project

תיאום פגישות אוטומטי

Results

התוצאות

הצוות עבר מטיפול בליד שמתפזר על 10 מערכות — לעבודה ממקום אחד. לידים נוצרים אוטומטית מדפי הנחיתה במקום העתקה ידנית מ-Notion ל-Zoho, מיילי הוולקאם והחימום יוצאים לבד בשפה הנכונה (עברית/רוסית), ו-Zoho Campaigns — שעמד ריק — רץ בפועל עם סגמנטציה חיה. היסטוריית שיחות ה-WhatsApp נשמרת לבד בכרטיסיית הלקוח, כך שמידע לא הולך לאיבוד. מעבר לחיסכון בזמן ולצמצום טעויות ההעתקה — הצוות עבר הדרכה והפך עצמאי בתפעול המערכת, בדיוק כפי שהלקוחה ביקשה. האמון שנבנה הוביל להמשך עבודה בריטיינר חודשי. (לא נמדד חיסכון כספי חודשי מספרי במסגרת הפרויקט.)

Schedule a Meeting

Ready to achieve similar results?

Let's meet and explore how your business can achieve meaningful transformation

View More Case Studies

Schedule a Meeting

Let's meet and explore how your business can achieve meaningful transformation