ייבוא והפצה

יצרן ומשווק משקאות במותג לבן ללקוחות עסקיים (B2B)

מזון ומשקאות — ייצור ושיווק שייקים במותג לבן למסעדות ובתי קפה (B2B)

מ"היי" בוואטסאפ ועד תעודת משלוח בריווחית, אוטומטית — בלי הקלדה משולשת ובלי טעויות ליקוט.

WhatsApp Business API

AI API (סוכן AI)

SQL Database

Admin Dashboard

n8n

ריווחית

Challenge

האתגר

הלקוח מייצר ומשווק 16 טעמי שייקים במותג לבן למסעדות ובתי קפה, מחזור של כ-33,000 ₪ בשבוע — בשני אנשים. כל הזמנה עברה הקלדה ידנית משולשת: מהוואטסאפ לאקסל, ומהאקסל לריווחית. זה גזל שעות ביום על הזנות חוזרות, ייצר טעויות חוזרות בתעודות המשלוח ובליקוט, והשיבוץ למשלוחים נעשה ביד לפי אזורי חלוקה. לא היה CRM שיחזיק את פרופיל המוצרים הקבוע של כל לקוח, והיות המוצרים מותג לבן הוסיף בלבול בשמות — לקוח מבקש "שייק ורוד" כשבמערכת זה "שייק חלבה". התוצאה: תקרת זכוכית. אי אפשר היה לגדול בנפח ההזמנות בלי להגדיל כוח אדם, וכל העסק היה תלוי באדם אחד שמקליד.

Solution

הפתרון

אוטומציות בנתה זרימה אחת מקצה לקצה שמובילה הזמנה מרגע ה"היי" בוואטסאפ ועד תעודת משלוח וחשבונית בריווחית — בלי הקלדה כפולה. סוכן AI בוואטסאפ מזהה את הלקוח לפי מספר הטלפון, שולף את סט המוצרים הקבוע שלו ומציג מיד את הטעמים לבחירת כמויות, תוך תרגום בין השמות הפנימיים לשמות שהלקוחות מכירים. ההזמנה זורמת לדשבורד ניהול שמחליף את האקסל, ממתינה לאישור ידני בלחיצה, ואז משובצת אוטומטית לטבלת משלוחים שבועית לפי אזור החלוקה וימי המשלוח של הלקוח — עם לוגיקת cutoff (הזמנה שאושרה עד 12:00 יום לפני נכנסת ליום החלוקה, אחרת ליום הבא) ועם עקיפה ידנית כשנפתח חור במשלוח. כל התשתית הוקמה על שרת ענן בבעלות מלאה של הלקוח, עם חיבור WhatsApp Business API רשמי דרך Meta — בלי תלות בספק יחיד, וכל הנכסים (שרת, קוד, דאטה) נשארים שלו.

Our Approach

סוכן AI בוואטסאפ לקבלת הזמנות מלקוחות קבועים — זיהוי לפי מספר טלפון, שליפת סט המוצרים הקבוע, ניהול שיחת הזמנה קצרה (טעמים ← כמויות ← סיכום), תפריט מלא למזמין מוצר נוסף, ותרגום בין שמות פנימיים לשמות הלקוח

מאגר לקוחות ומוצרים ב-SQL עם ממשק ניהול — ייבוא ראשוני מהאקסל, פרופיל טעמים קבוע לכל לקוח, עריכה מלאה (הוספה/החלפה/הסרה) ושיוך לאזורי חלוקה וימי משלוח

דשבורד הזמנות ומשלוחים שבועיים שמחליף את האקסל — קליטה אוטומטית מוואטסאפ, מסך אישור ידני, טבלת משלוחים שבועית, אוטומציית שיבוץ עם cutoff ועקיפה ידנית

מעקב עסקי שבועי וחודשי — סכימות קרטונים/יחידות/כסף ומעקב התנהגות לקוחות (מי לא הזמין, איפה לתת פוש)

חיבור אוטומטי לריווחית — יצירת תעודת משלוח וחשבונית לאחר אישור הזמנה, בלי הקלדה כפולה

הקמת שרת ענן בבעלות מלאה של הלקוח + חיבור WhatsApp Business API רשמי דרך Meta + מסירה מסודרת שמאפשרת המשך עם ספק אחר בעתיד

Technologies Used

WhatsApp Business APIAI API (סוכן AI)SQL DatabaseAdmin Dashboardn8nריווחיתCloud ServerMeta Business Manager

The service behind this project

אוטומציה לעסקים

Results

התוצאות

מחזור שבועי של העסקכ-33,000 ₪

מוצרים/טעמים במותג לבן16

גודל הצוות לפני האוטומציה2 אנשים

שלבי הקלדה ידנית שבוטלו3 (וואטסאפ ← אקסל ← ריווחית)

יעד החזר השקעה שהוגדר בשיחה2-3 חודשים

החלפנו תהליך הקלדה ידני משולש (וואטסאפ ← אקסל ← ריווחית) בזרימה אוטומטית אחת מקצה לקצה. הצוות משוחרר מהזנות חוזרות, נקודות הטעות בתעודות המשלוח ובליקוט מטופלות מהשורש, והעסק יכול לקלוט נפח הזמנות גדול יותר בלי להגדיל כוח אדם — שבירה של אותה תקרת זכוכית שכבלה אותם לאדם אחד שמקליד. כל זה רץ על תשתית בבעלות מלאה של הלקוח (שרת, קוד ודאטה), בלי נעילה לספק. ההצעה נסגרה והפכה לעסקה בפועל (status: accepted). יעד ה-ROI שהוגדר בשיחה היה החזר תוך 2-3 חודשים מחיסכון בזמן עבודה; נתוני חיסכון חודשי מדויקים לא תועדו במערכת, ולכן התוצאה כאן איכותית ולא מספרית.

Schedule a Meeting

Ready to achieve similar results?

Let's meet and explore how your business can achieve meaningful transformation

View More Case Studies

Schedule a Meeting

Let's meet and explore how your business can achieve meaningful transformation