משרד שמאות רכב
שמאות רכב
חשבונית תיקון עם 20-30 חלקים — נקראת לבד מהמייל ונכנסת לבד למערכת ניהול השמאות, גם בלי שלמערכת יש בכלל API.
האתגר
משרד שמאות רכב קטן (3-5 עובדים) שעובד מול מערכת ניהול שמאות ייעודית וסגורה, בשתי גרסאות במקביל: אחת מקומית במחשב ואחת בענן של הסניף המרכזי. כל חשבונית תיקון מגיעה במייל, מורידים אותה לתיקייה, ואז מקלידים ידנית פריט-פריט: שם החלק, מחיר, סוג (מקורי/חליפי/משומש), מק"ט וגם מחירי העבודות. בלשונות הלקוח: "לפעמים זה גם 20-30 חלקים, שאתה צריך להזין כל חלק ידני". זה השלב שהוגדר כ"הדבר הכי מהותי" — גוזל הכי הרבה זמן, חשוף לטעויות, ומעכב את העבודה על התיקים.
הפתרון
בנינו את הפתרון בשני שלבים. שלב 1 — קליטה וחילוץ: ברגע שחשבונית נכנסת לתיקייה ייעודית, המערכת קוראת את הקובץ (PDF או סריקה), ומחלצת אוטומטית את מספר הרכב, רשימת החלקים, המחירים, סוג החלק והמק"טים לנתונים מסודרים. שלב 2 — הזנה אוטומטית: כאן נחשפה הנקודה הקריטית — בבדיקה התברר שלמערכת ניהול השמאות אין API. במקום להיתקע, עברנו ל-RPA: אוטומציה שמתפקדת כמו עובד אנושי, מקליטה את הקלקים בעצמה ואז חוזרת עליהם לבד. ה-RPA פותח את מערכת ניהול השמאות, מאתר את התיק לפי מספר רכב, ומזין את כל החלקים, המק"טים, המחירים והעבודות לתוך הלשוניות הנכונות — עם ניתוב חכם בין שתי המערכות: דוחות פרטיים נכנסים למערכת המקומית, דוחות חברות ביטוח נכנסים למערכת בענן. נוסף מנגנון ניסיון חוזר וטיפול בחריגות אם הממשק לא מגיב, והתראות לצוות בתחילת עיבוד ובסיומו, כך שלא צריך לבדוק ידנית מה קרה עם כל תיק.
הגישה שלנו
הטכנולוגיות שהשתמשנו
השירות שמאחורי הפרויקט הזה
אוטומציה לעסקיםהתוצאות
מוכנים להשיג תוצאות דומות?
בואו נפגש ונראה איך אפשר גם לכם להשיג שינוי משמעותי בעסק
קבע פגישת הכרות
בואו נפגש ונראה איך אפשר גם לכם להשיג שינוי משמעותי בעסק