משרד רואי חשבון וייעוץ מס

הפתרון

בנינו מערכת איסוף מסמכים אוטומטית מקצה לקצה, שיושבת בתוך זרימת ה-Monday הקיימת של המשרד בלי לשבור אותה ובלי להעביר את הלקוחות למערכת חדשה. מתוך ההודעה שכבר נשלחת ללקוח על תחילת הדוח השנתי, הלקוח בוחר בין שני כפתורים ברורים: תיאום שיחה דרך Calendly או מילוי עצמאי דרך טופס. בתחילת הטופס המערכת מושכת מ-Monday את הפרטים שכבר קיימים על הלקוח ומבקשת ממנו לאשר או לעדכן — כך לא נשענים על מידע ישן, ולא מבקשים מהלקוח להקליד מה שכבר ידוע. השאלון עצמו דינמי: עץ שאלות מותנות מציג רק את הרלוונטי, מותאם למונחים המקצועיים של המשרד ולשנת המס הנכונה, ובסיום שולח אוטומטית למייל הלקוח ריכוז מסודר של כל המסמכים הנדרשים — כך שהלקוח מחזיר הכל במייל חוזר אחד במקום בטפטוף לאורך שבועות. המייל יוצא מחשבון העובדת שהמשימה משויכת אליה ב-Monday, בלשון מותאמת (זכר/נקבה), וכולל שורת שכ"ט מבורד העסקים — כך שהלקוח מקבל תקשורת אישית מהגורם המטפל בו ולא ממערכת כללית. הסטטוסים מתעדכנים אוטומטית ב-Monday (נשלח / התחיל / לא הושלם / הושלם), ותהליך השליחה מוקשח כדי לשמור אסמכתה תפעולית ומשפטית עם תאריכים ברורים — מענה ישיר לתביעה שכבר היתה. הוספנו גם ממשק ניהול שמאפשר למשרד לנהל גרסת שאלון נפרדת לכל שנת מס באופן עצמאי, ותצוגת מעקב הגשת דוחות שנתיים בדשבורד הקיים.